Nem árulok el szerintem nagy titkot, de ha bármivel problémád van, nem értesz valamit, vagy máshogy tudsz valamit és egy ügyfélszolgálatnak írsz levelet, akkor egyéni levélre ne számíts. Ha azt akarod, hogy a másik oldalon értelmesnek tartsanak, és segíteni akarjanak, akkor kerülni kell minden személyeskedést, okoskodást.
Tényleg legrövidebben és legérthetőbben írd le mi a bajod. És itt kezdődnek a problémák. Az itt közzétett levélből az jön le, hogy a bajod az ügyfélszolgálattal van. Ebben nem nagyon fognak tudni neked segíteni, leveledben nem hangzik el konkrét kérdés! Ez nagyon nagy hiba, én simán megírnám erre, hogy:
"Levelében kérdést nem találtunk, kérjük írja meg konkrét kérdését amiben segíteni tudunk"
és amire csak utalsz bemásolnám az eddig adott hivatalos válaszunkat.
Ha valamilyen választ nem értesz, kérdezz rá!
Nem tudjuk hogy milyen kötbéres dolog az amit "te találtál" ki, és erről tájékoztattak téged.
Ha nem tudod hogy az hogy jött ki, kérdezz rá, kérj pontosítást, vagy megerősítést!
Ekkor is lehet, hogy ők hibáztak, de ne éreztesd egyből gőgős fölényed. felesleges, és hidd el, senkit sem érdekel valamint csak ellenérzést vált ki abban aki olvassa > nem akar majd segíteni. És utálni fog érte, hogy egy 4 oldalas SEMMITmondó levelet kell majd neki elolvasnia, amiből nem derül ki semmi, csak hogy te most mennyire indulatos vagy.
Ez a levél minden csak nem vicces.
Ne fenyegetőzz felügyeleti szervvel. ha úgy érzed, hogy az adott cég a saját üzletszabályzatukat megsértve járt el, nincs több dolgod az ügyfélszolgálattal, főleg, ha ezt ők írásban is megtették. Egyből mehetsz a felügyeleti szervhez, ott benyújtasz minden dokumentumot, és a többit rájuk bízod.
"megyek a fogy.véd.-hez! " Erre általában annyi a válasz :" tegyen belátása szerint".
És miért? mert legtöbbször az adott panaszos nincs tisztában azzal, hogy ő milyen feltételekkel fogadta el a szolgáltatást, és erősködik.
Összefoglalva:
Minél rövidebb és érzelemmentes levél kell ahhoz, hogy egy ügyfélszolgálatnál a leggyorsabban el legyen intézve a problémád.